시말서 쓰는 방법과 요령에 대해 알아보도록 하겠습니다. 이 글을 검색했다는 것은 지금 현재 본인이 다니고 있는 회사에서 곤란한 처지를 당해서겠죠. 전혀 귀책사유가 아님에도 하급자인 사원 입장에서 억울할 수도 있겠지만 그래도 참고 시말서를 써야 하는 경우도 흔치 않죠.
시말서 작성에 있어서는 해당 내용을 몰랐던 사람이 제출된 시말서를 읽었을 때 어떤 이유로 어떻게 된 상황인지를 글로만 읽어도 정확히 알 수 있도록 작성하는 것이 좋습니다.
시말서 양식의 경우 정해진 법이나 규칙이 있는 것은 아닙니다. 각 회사마다 정해진 양식이 있을 수 있으니 시말서 작성 전에 인사팀 등에 물어보고 회사 양식이 있다면 해당 양식을 이용하여 작성하시면 됩니다.
▲ 포털사이트에서 검색해서 흔히 구할 수 있는 시말서 양식입니다. 필요하신 분들은 다운 받아서 참고하시기 바랍니다. 한글 버전입니다.
시말서 쓰는 방법
상대방이나 회사에 과실을 입힌 본인의 부서, 직위와 성명을 적습니다.
과실을 입힌 부분에 대해 육하원칙에 의거 언제, 어디서, 어떤 과실을 범했는지, 손해 정도는 어떠한지 등의 핵심사항을 정리하여 기술합니다.
시말서에 반드시 포함되어야 할 항목은 사고의 원인과 경위, 책임소재입니다. 단순히 사건이 일어난 이유를 변명하는 것이 아니라 반성하는 마음을 갖고 있음을 회사에 알릴 수 있어야 합니다. 이와 같은 태도를 갖추고 문서를 작성해야만 시말서를 제출하는 의의가 있습니다.
시말서를 작성하는 이유는 회사나 상대방에게 피해를 입혔음을 사죄하는 문서이므로 시말서를 작성한 본인이 충분히 반성하고 있음을 전달해야 합니다. 이러한 마음을 알리기 위해서는 시말서를 최대한 성심 성의껏 작성해야 합니다. 상대방에게 책임을 전가하겠다는 느낌을 전달하지 않도록 하십시오.
사외용으로 작성하는 시말서의 경우에는 해당 거래처의 수신인의 직급에 맞추어서 상호 같은 직급끼리 제출하는 형식을 취하면 무방할 것입니다. 상대방에게 손해를 입힌 것을 진심으로 사과를 하고 다시는 그런 일이 없도록 주의를 기울이겠다는 내용으로 작성하도록 합니다.
이상 시말서 쓰는 방법과 요령에 대해 알아보았습니다. 시말서를 쓰는 일이 없으면 더욱 좋겠지만 그럴 일이 생길 경우에는 위 내용을 참고하여 양식에 맞게 작성하시면 될 것 같습니다.
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